Projekt puszcza i ludzie

Procedura zamówień do 30 tys. euro

Procedura nr 1 szacowania wartości zamówienia, wyboru wykonawcy oraz zawarcia umowy, związana z realizacją projektu pn. ,,Puszcza i ludzie” w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020

I. Cel i zakres:

Celem procedury jest realizacja zamówień na zakupy materiałów i usług dla umów w projektach finansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014 -2020 , do których nie stosuje się ustawy Pzp w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, a także zgodnych z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ na lata 2014 – 2020.

II. Odpowiedzialność i przestrzeganie.

Procedura dotyczy zespołu projektowego zaangażowanego w realizację projektu.

III. Przebieg procedury

  1. Zamówienia, których wartość szacunkowa (netto) nie przekracza w projekcie równowartości kwoty 30 000 euro, mogą być dokonywane w trybie rozeznania rynku na podstawie niniejszej procedury z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp)
  2. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 regulowane są w układzie:
    a) zamówienia o wartości szacunkowej od 2 tys. PLN do 20 tys. PLN netto włącznie
    b) zamówienia o wartości szacunkowej od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN netto włącznie
    c) zamówienia o wartości szacunkowej od 50 tys. PLN do 30000 euro netto włącznie
  3. Szacowanie wartości zamówienia publicznego.
    a) Szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających i jest dokumentowane. Zabroniony jest podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia publicznego, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:
    b) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
    c) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,
    d) możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.
  4. Szczegółowe warunki i procedury dotyczące obowiązku dokonania i udokumentowania rozeznania rynku od 2 tys. do 50 tys. PLN netto.
    a) beneficjent musi posiadać, o ile to możliwe, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej,
    b) w przypadku wydatków o wartości od 2 tys. do 20 tys. PLN netto, dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe (bądź wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej) wraz z otrzymanymi ofertami, czy też wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Zamawiający winien w wyniku przeprowadzonego rozeznania otrzymać co najmniej dwie ważne oferty. Wymóg ten będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. Przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym/ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej,
    c) w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. do 50 tys. PLN netto dokumentowanie rozeznania rynku obejmuje co najmniej wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego wraz z otrzymaną/ymi ofertą/ami. Zamawiający winien otrzymać co najmniej jedną ważną ofertę,
    d) notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku,
    e) jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe należy wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku,
    f) wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników beneficjenta. Szkolenia grupowe (tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie beneficjenta lub w których uczestniczy więcej niż 5 pracowników beneficjenta) są objęte wymogiem rozeznania rynku,
    g) do zamówień zawartych w trybie rozeznania rynku mają zastosowanie postanowienia dot. konfliktu interesu z pkt.8.
  5. Szczegółowe warunki i procedury dotyczące obowiązku dokonania i udokumentowania rozeznania rynku o wartości od 50 000 PLN do 30000 euro.
    5.1 Procedurę udzielania zamówienia rozpoczyna zatwierdzona przez Głównego Księgowego oraz Starostę/Wicestarostę notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku.
    5.2. Dokonanie opisu przedmiotu zamówienia, który powinien zawierać:
    a) treść opisu przedmiotu zamówienia, która nie powinna odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji),
    b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe – Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia publicznego, przy czym nie mogą one zawężać konkurencji poprzez ustanawiani wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców,
    c) kryteria oceny oferty, które powinny zawierać wymagania związane z przedmiotem zamówienia publicznego, przy czym:
    – kryteria te nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców,
    – kryteria te powinny, co do zasady określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. : jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji,
    – kryteria oceny ofert mogą odnosić się do właściwości wykonawcy wyłącznie w przypadku usług o charakterze niepriorytetowym, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b ustawy Pzp,
    d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
    e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,
    f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług. Termin 7 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia,
    g) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy.
    5.3. Sposób upublicznienia zapytania ofertowego, które oznacza rozpoczęcie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego :
    a) umieszczenie w Bazie Konkurencyjności dostępnej pod następującymi adresami: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz www.konkurencyjnosc.gov.pl;
    b) umieszczenie na stronie internetowej – w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Hajnówce
    5.4. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne, z wyjątkiem zamówień sektorowych nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
    a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
    b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
    c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
    d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
    5.5. Wybór najkorzystniejszej oferty spośród złożonych ofert spełniającą warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
    5.6. Dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego konieczna jest forma pisemna.
    5.7. Zasady przygotowania i treść protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
    a) dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego konieczna jest forma pisemna.
    b) protokół postępowania powinien zawierać:
    – informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
    – wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,
    – informację o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane
    – informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,
    – wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
    – datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego.
    5.8. Informację o wyniku postępowania umieszcza się w Bazie Konkurencyjności, w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Hajnówce wysyła się do każdego wykonawcy, który złożył ofertę.
    Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy
    protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.
    5.9. Po przeprowadzeniu procedury następuje podpisanie umowy z wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
    5.10. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego:
    a) wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną,
    b) nie wpłynie żadna oferta – dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania niniejszej procedury.
    5.11. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany.
    5.12. Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.