Projekt puszcza i ludzie

Zapytanie ofertowe nr 9/2017

Zapraszamy do złożenia oferty cenowej w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia na: wynajem sali konferencyjnej na potrzeby realizacji projektu „Puszcza i ludzie”.

Projekt „Puszcza i ludzie” dofinansowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020, Oś priorytetowa II Ochrona Środowiska, w tym adaptacja do zmian klimatu, Działanie 2.4 Ochrona przyrody i edukacja ekologiczna oraz ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30.000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 tejże ustawy.

Warunki zamówienia

I. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiat Hajnowski
ul. Zina 1,17-200 Hajnówka
Tel.: (85) 682 27 18, faks: (85) 682 42 20
NIP: 603-001-75-63, Nr REGON: 050658580
e-mail: [email protected], www.powiat.hajnowka.pl

II. Tryb postępowania.

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579, ze zmianami) właściwe dla zamówień o równowartości poniżej 30 000 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 w/w ustawy.

III. Przedmiot zapytania ofertowego:

Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego wynajem sali konferencyjnej mieszczącej ok. 80 osób na organizację 5 wydarzeń w ramach projektu „Puszcza i ludzie”:
– 2 debat na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej (2 wydarzenia);
– 3 spotkań otwartych dla mieszkańców (3 wydarzenia).

Założenia usługi

  1. Sala konferencyjna – czas wykorzystania: styczeń 2018- czerwiec 2019:
    – 2 debaty na temat czynnej i biernej ochrony Puszczy Białowieskiej: styczeń 2018 – czerwiec 2018;
    – 3 spotkania otwarte dla mieszkańców: styczeń 2018 – marzec 2019.
    – sala o wielkości nie mniejszej niż 160 m, mieszcząca nie mniej niż 80 osób;
    – miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkań, ustawienie w sali audytorium;
    – wyposażenie sali w: rzutnik multimedialny oraz ekran do wyświetlania prezentacji multimedialnej, laptop, flipchart z arkuszami papieru i pisakami, projektor multimedialny, ekran, odpowiednie oświetlenie i możliwość zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji, 3 mikrofony, w tym 2 bezprzewodowe;
  2. Wykonawca zapewni obsługę techniczną w zakresie sprzętu multimedialnego i komputera podczas przeprowadzanych wydarzeń;
  3. Zamawiający wymaga, aby sala konferencyjna była oświetlona, ogrzewana (jeżeli zajdzie potrzeba);
  4. Uczestnicy w trakcie wydarzeń mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, oddzielnej sali/ holu;
  5. Sale muszą być dostępne dla osób niepełnosprawnych.
  6. Planowane terminy wydarzeń mogą ulec zmianie. Zamawiający na 2 tygodnie przed planowanym wydarzeniem uzgodni z Wykonawcą możliwy termin udostępnienia sali.
  7. Wszystkie spotkania odbywać się będą w Powiecie Hajnowskim, mieście Hajnówka.
  8. Wykonawca usługi zapewni stały kontakt z Zamawiającym.
  9. Oferta cenowa Wykonawcy pokrywa wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją zamówienia.

IV. Termin realizacji zamówienia:

Na wykonanie usługi przewiduje się okres od podpisania umowy do 30.06.2019 r.

V. Wymagania wobec oferenta:

Zapewnienie dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług.

VI. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie:

1. Cena.

Kryterium: Cena – 100 %

Sposób obliczenia:
Wartość punktowa = wartość brutto oferty najtańszej / wartość brutto oferty badanej × 100

Do wykonania usługi zostanie wybrany wykonawca, który otrzyma największą liczbę punktów.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Cena oferty powinna być obliczona w złotych polskich. Kwota ta musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Tak wyliczoną cenę netto oraz cenę brutto (z podatkiem VAT) należy wykazać w „Formularzu oferty”, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszych Warunków zamówienia.

VIII. Oferta powinna zawierać:

  1. Wypełniony „Formularz oferty” – zał. nr 2,
  2. Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4
  3. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu – zał. nr 5,

IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

Dla ofert pisemnych:
Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Powiat Hajnowski, ul. A. Zina 1,
17-200 Hajnówka w pokoju nr 19 (sekretariat) w terminie do dnia 04.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych za pomocą faksu:
Oferty należy przesłać na nr faksu zamawiającego (85) 682 42 20 w terminie do dnia 04.01.2018 r.

Dla ofert przesyłanych w formie elektronicznej:
Oferty należy przesłać na adres e-mail: [email protected] w terminie do dnia 04.01.2018 r.

X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Warunków zamówienia.

XI. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

XII. Załączniki do niniejszych warunków zamówienia stanowią:

  1. Formularz oferty – zał. nr 2,
  2. Projekt umowy – zał. nr 3,
  3. Oświadczenie o zapewnieniu dostępności zasobów ludzkich i technicznych w trakcie realizacji usług- zał. nr 4,
  4. Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych z beneficjentem projektu – zał. nr 5

Do pobrania

Dodane 12 stycznia 2018